منابع انسانی در سازمان

اهمیت و نقش دپارتمان منابع انسانی در کسب‌وکار شما

منابع انسانی چیست؟

منابع انسانی، فرد یا افرادی در یک شرکت هستند که تمام فعالیت‌ها و منابع مربوط به کارکنان و پرسنل شرکت را مدیریت می‌کنند. حوزه وظایف دپارتمان منابع انسانی شامل گزینش، استخدام،  مدیریت هزینه‌های منابع انسانی سازمان، مدیریت مزایا، تضمین رضایت کارکنان، اجرای فرهنگ سازمانی و آموزش نیروهای جدید است اما محدوده اقدامات آن‌ها به این وظایف محدود نمی‌شود و معمولا فراتر از این مسئولیت‌ها عمل می‌کنند.

بر اساس این تعریف ساده نیز، متوجه خواهید شد که یک شرکت، بدون دپارتمان منابع انسانی نمی‌تواند عملیات‌های اصلی و ضروری راه‌اندازی کسب‌وکار خود را به اجرا در آورد. به همین دلیل است که حتی کسب‌وکارهای کوچک و متوسط نیز برای مدیریت، نظارت، تعامل و توسعه کارکنان خود به دپارتمان منابع انسانی نیاز دارند. در حقیقت بخش منابع انسانی از کارکنان و کسب‌وکار شما پشتیبانی و حمایت می‌کند تا با موفقیت به انجام کارهای خود ادامه دهید.

نیروی انسانی، سرمایه‌ اصلی هر سازمانی است و دپارتمان منابع انسانی از مهم‌ترین بخش‌های سازمان می‌باشد که مستقیما با این سرمایه‌های سرنوشت‌ساز در ارتباط است. آگاهی از مسئولیت و وظایف کارکنان بخش منابع انسانی کمک می‌کند تا نقش کلیدی این دپارتمان را بیش از پیش درک نمایید و لزوم آن را در سازمان متوجه شوید.

مدیریت روابط کارمندان

دپارتمان منابع انسانی، روابط کارکنان با یکدیگر و همچنین روابط کارکنان با سازمان را مدیریت می‌نماید. این بدان معنی است که این بخش برای ایجاد تعاملات مثبت و سازنده میان تمام کارکنان شرکت شما، تلاش می‌کند تا آن‌ها احساس خوبی نسبت به کارشان داشته باشند، با تعهد به شغل خود ادامه دهند و باعث رشد دپارتمان منابع انسانی کسب‌وکار شوند. چه مشکلات نیروی انسانی سازمان شخصی باشند چه مرتبط با کار، دپارتمان منابع انسانی به تمام آن‌ها رسیدگی می‌کنند و از علایق و انگیزه کارکنان حفاظت می‌نمایند.

ایجاد یک ساختار استخدام

دپارتمان منابع انسانی، تمام کارکنان شما را اداره می‌کند، به این معنی که شکاف موجود در ساختار کارکنان فعلی شما را شناسایی می‌نماید و آن‌ها را با جذب استعدادهای جدید پر می‌نماید. همچنین آن‌ها مسئول اخراج

نیروهای ناکارآمدی هستند که استانداردهای شرکت را برآورده نمی‌کنند. تیم منابع انسانی کمک می‌کند تا شما از شایستگی پرسنل خود اطمینان حاصل کنید.

مدیریت رضایت شغلی کارکنان

رضایت شغلی کارکنان از مهم‌ترین عوامل موفقیت یک سازمان است. مدیران همواره خواستار کارکنانی با انگیزه و مشتاق هستند که هر روز با انرژی و علاقه، به کار خود می‌پردازند و برای سازمان ارزش می‌آفرینند. میزان انگیزه، انرژی و علاقه پرسنل، سطح رضایت شغلی آنان را نمایان می‌کند. اگر کارکنان شما از پست و نقش خود در سازمان خوشحال باشند، شرکت شما رشد می‌کند و هرگاه برای تغییر و تحول سازمان خود اقدام می‌کنید، آن‌ها از پیشگامان تغییر خواهند بود. تیم منابع انسانی تضمین می‌کند که کارکنان شما واقعا در نقش‌های خود راضی هستند و اگر لحظه‌ای احساس نارضایتی کنند،‌ مشکل را شناسایی و برطرف می‌کند و رضایت آنان را بهبود می‌بخشد.

مدیریت مزایای کارمندان

اداره منابع انسانی، میزان و نوع مزایای کارکنان شرکت شما را ارزیابی می‌کند. ارائه مزایای خوب به کارکنان برای موفقیت کسب‌وکار شما بسیار حیاتی است، زیرا تحقیقات نشان می‌دهند که ارائه مزایای خوب به جذب و نگهداری نیروهای توانمند و افزایش بهره‌وری آنان کمک می‌کند. دادن مزایای مختلف و ایجاد امنیت شغلی برای کارکنان، رضایت پرسنل را در پی دارد.

مدیریت حقوق و پاداش

حقوق و دستمزد (مانند حقوق ماهیانه،‌ امور بیمه، پاداش و امور مالیاتی) تمام کارکنان توسط دپارتمان منابع انسانی مدیریت می‌شود. اگر پست سازمانی کارکنان ارتقاء یابد و به دنبال آن سطح حقوق‌شان تغییر کند، دپارتمان منابع انسانی کلیه تغییرات لازم را در حقوق افراد اعمال می‌نماید و به طور منظم حقوق و پاداش پرسنل را ارائه می‌دهد.

پیاده‌سازی طرح کسب‌وکار شرکت

بخش مدیریت منابع انسانی به ایجاد، توزیع و حفظ طرح کسب‌وکار شرکت (که نمای کلی ساختار سازمانی را نمایش می‌دهد) کمک می‌کند. طرح کسب‌وکار، فلسفه وجودی شرکت، فرهنگ سازمانی آن، نحوه مدیریت کارکنان و نحوه توزیع منابع را نشان می‌دهد.

مدیریت و آموزش نیروهای تازه وارد

هنگامی که یک کارمند جدید استخدام می‌شود، دپارتمان منابع انسانی قبل از شروع کار، آموزش‌های لازم را به فرد ارائه می‌دهد. این آموزش‌ها که برای ایجاد احساس راحتی در نقش جدید ضروری هستند، طی ۱ روز الی ۶ روز به نیروی کار تازه وارد، آموزش داده می‌شوند. این آموزش‌ها وظایف و انتظارات لازم را به فرد موردنظر انتقال می‌دهد و موجب می‌شود تا شخص تازه وارد در سریع‌ترین زمان ممکن با سازمان وفق یابد.

ایجاد استانداردهای فرهنگی شرکت

دپارتمان منابع انسانی، به شما در ایجاد و حفظ فرهنگ شرکت، فلسفه وجودی، بیانیه ماموریت و محیط کار کمک می‌کند. این بخش همچنین استانداردهای اخلاقی، ارزش‌ها، اهداف و انتظارات شرکت را پیگیری می‌نماید و بر فعالیت‌، برنامه‌ها، بازرسی و رویدادهای سازمانی نظارت می‌کند. دپارتمان منابع انسانی موجب می‌شود تا کارکنان شما درک درستی از فرهنگ سازمانی داشته باشند.

ایجاد محیط کار سالم

تیم منابع انسانی به ایجاد محیط کاری سالم و ایمن برای تمام کارکنان شما کمک می‌کند. نقش آن‌ها در این امر شامل تنظیم استانداردهای بهداشتی و ایمنی محیط کار، نحوه برقراری ارتباط با این استانداردها و حمایت از کارکنان در حین رشد کسب‌وکار است. استانداردهای سلامت و ایمنی باید به قلم تحریر در آورده شوند تا بتوان به راحتی در هر مکان یا زمان به آن‌ها مراجعه کرد.

مدیریت کارهای اداری لازم

بسیاری از امور اداری شرکت، توسط دپارتمان منابع انسانی انجام می‌شود. این امور شامل رسیدگی به اسناد و مدارک مربوط به قوانین مالیاتی، پیگیری برنامه‌های شغلی، مدیریت زمان و اطلاعات، رسیدگی به حقوق و دستمزد و عقد و تمدید قراردادهای کارکنان است.

چگونه یک دپارتمان منابع انسانی را در ۱۰ مرحله ایجاد کنیم؟

پیش از ایجاد یک دپارتمان منابع انسانی مؤثر و کارآمد، لازم است که ۱۰ پیش‌نیاز زیر را تأمین کنید تا این بخش بر اساس این ۱۰ مرحله کار خود را آغاز نماید.

مرحله اول: ایجاد طرح گزینش و استخدام برای کلیه کارکنان سازمان

طرح گزینش و استخدام را برای کلیه کارکنان سازمان ایجاد نمایید تا بتوانید تمام موقعیت‌های خالی را شناسایی کنید و برای جذب نیروهای مستعد، انتقال کارکنان فعلی به پست‌های جدید یا حتی حذف کارکنان ناکارآمد تصمیم‌ بگیرید.

مرحله دوم: تنظیم بودجه منابع انسانی

شما به بودجه ویژه‌ای برای بخش منابع انسانی خود نیاز دارید. این بودجه کلیه‌ی هزینه‌های حقوق، مزایا،‌ پاداش و آموزش منابع انسانی را در بر می‌گیرد. همچنین از این بودجه برای برنامه‌ریزی و سازماندهی فعالیت‌های سازمانی، پیشبرد امور فرهنگی و تدارکاتی نیز استفاده می‌شود.

مرحله سوم: ایجاد سیستم حقوق و دستمزد

شما باید اطمینان حاصل کنید که برای همه کارکنان سازمان، برنامه‌های حقوق، دستمزد و جبران خسارت وجود دارد. کارکنان شما می‌خواهند بدانند که حاصل دسترنج خود را چگونه، چه زمانی و با چه معیارهایی دریافت می‌کنند. شما به اطلاعات موجود در ۹ مرحله دیگر برای تعیین میزان حقوق و دستمزد کارکنان خود نیاز دارید.

مرحله چهارم: نوشتن شرح شغل و شرایط احراز آن

شرح شغل مشخص می‌کند که انجام یک شغل به چه قابلیت‌ها و مهارت‌های ویژه‌ای نیاز دارد و شرایط احراز شغل به شما می‌گوید که برای انجام این مشاغل به چه افرادی نیاز دارید. بررسی وظایف شغلی به تعیین شرح شغل و شرایط احراز آن کمک می‌کند.

مرحله پنجم: تنظیم برنامه‌ مزایای کارکنان

تنظیم برنامه‌ای‌ واضح و جامع از مزایای کارکنان، برای جذب و حفظ نیروهای انسانی با استعداد بسیار مهم است. شما باید تمام مزایایی را که برای نیرو‌های جدید خود در نظر گرفته‌اید؛ به اطلاع متقاضیان کار برسانید تا درباره پیوستن به سازمان شما تصمیم بگیرند.

مرحله ششم: ایجاد کتابچه راهنمای کارکنان

کتابچه راهنمای کارکنان (چه نسخه چاپی باشد چه دیجیتالی) یک راه عالی برای تعیین انتظارات در مورد رفتار، ایمنی، بهداشت و فرهنگ در محیط کار است. کتابچه راهنما باید حاوی پاسخ تمام سوالات کارکنان درباره کار و قوانین آن باشد و مهارت‌های ضروری را به آن‌ها آموزش دهد.

مرحله هفتم: تنظیم رویه‌های پیشگیری از خطر و تامین ایمنی

کارمندان شما به احتمال زیاد حدود هشت ساعت از روز را در محیط کار به سر می‌برند. به همین دلیل به یک محیط سالم و امن نیاز دارند. اگر یکی از کارمندان شما در محیط کاری خود، احساس ناامنی یا خطر ذهنی یا جسمی نماید، نمی‌تواند با آرامش و انگیزه کار کند.

برای جلوگیری از این موضوع، شما باید استانداردهای بهداشت و ایمنی محل کار را تنظیم کنید. بهتر است روش‌های پیشگیری از خطر و آسیب در اثر کار با دستگاه‌ها،‌ درگیری در محیط کار یا مواقع اضطراری و موقعیت‌های غیر منتظره و خطرناک را در کتابچه راهنمای کارکنان شرح دهید تا در صورت لزوم توسط پرسنل مورد استفاده قرار گیرید.

مرحله هشتم: جمع آوری سوابق اداری

‌با وجود این که یک دستیار اجرایی می‌تواند بسیاری از اسناد اداری شرکت شما را جمع‌آوری و سازماندهی کند؛ اما با این حال همچنان مستندات زیادی وجود دارد که باید توسط اداره منابع انسانی جمع‌آوری، سازماندهی و جداگانه اداره شوند. برخی از این موارد عبارتند از:

برنامه‌های کاری

برنامه‌های مزایا

اسناد مالیاتی

اسناد مربوط به ارزیابی عملکرد

قراردادهای کاری

جزئیات حقوق

دستمزد

جبران خسارت

مرحله نهم: اطلاع رسانی در زمینه استخدام نیروی های مورد نیاز

هر سازمانی برای شناسایی نیرو‌های مستعد و شایسته، نیاز دارد که آگهی‌های استخدام خود را به اطلاع عموم برساند تا از میان متقاضیان، نیروی مورد نیاز خود را انتخاب نماید. دپارتمان منابع انسانی وظیفه اطلاع‌رسانی، گزینش و جذب نیروی انسانی را برعهده دارد.

مرحله دهم: ایجاد فرآیندهای ارزیابی عملکرد و بازخوردگیری

موفقیت و رضایت کارکنان، عامل اصلی موفقیت یک شرکت است. رشد سازمان، بدون موفقیت و رضایت پرسنل ممکن نیست. از این رو شما باید فرآیندهای ارزیابی و بازخورد عملکرد را در سراسر شرکت ایجاد کنید تا اطمینان حاصل نمایید که همه افراد برای انجام وظایف خود از استاندارد‌های لازم برخوردار هستند. ارزیابی عملکرد باید انجام شود تا اطمینان حاصل گردد که تمام کارکنان به طور کامل کار می‌کنند و از شغل خود رضایت دارند.

 

منبع
startupet.com